Sul fronte delle vendite quasi tutte le aziende rispondono in fretta: quanto abbiamo fatturato, a quali clienti, con quale margine. Gira la stessa domanda verso gli acquisti e il silenzio dura di più. Quanto abbiamo speso lo scorso anno in imballaggi? Con quanti fornitori diversi? A che prezzo medio, e quel prezzo come si è […]
Sul fronte delle vendite quasi tutte le aziende rispondono in fretta: quanto abbiamo fatturato, a quali clienti, con quale margine. Gira la stessa domanda verso gli acquisti e il silenzio dura di più. Quanto abbiamo speso lo scorso anno in imballaggi? Con quanti fornitori diversi? A che prezzo medio, e quel prezzo come si è mosso negli ultimi dodici mesi?
I dati per rispondere sono già in casa. Ordini a fornitore, entrate merce e fatture di acquisto vengono registrati ogni giorno nel gestionale. Quello che manca è il modo di leggerli tutti insieme, con una classificazione sensata e con una frequenza costante.
L’analisi della spesa fornitori (in inglese spend analysis) consiste nel raccogliere tutta la spesa di acquisto di un periodo, classificarla per categoria merceologica e per fornitore, e confrontarla nel tempo. Serve a rispondere a tre domande molto pratiche: dove vanno i soldi, a chi li stiamo dando, dove esiste spazio per rinegoziare o consolidare.
Il motivo per cui funziona è la concentrazione della spesa. Come ricorda un approfondimento di Logistica Efficiente dedicato all’analisi della spesa, vale in genere il principio di Pareto: circa l’80% del valore acquistato si concentra su un 20% di categorie, transazioni e fornitori. Tradotto: non serve sistemare tutto, basta trovare quel 20% e lavorarci sopra.
I margini di manovra sono concreti. In un caso raccontato dalla società di consulenza di supply chain Makeitalia, il lavoro di spend analysis e clustering degli acquisti ha fatto emergere opportunità di riduzione dei costi comprese tra il 6% e il 10% sulle categorie considerate prioritarie.
Per iniziare non ti serve un nuovo software di procurement. Ti servono cinque informazioni che il tuo ERP registra da sempre:
Il passaggio delicato è la classificazione. Se la categoria merceologica sugli articoli è incompleta, parti da quello che c’è: conto contabile di costo, gruppo articolo, centro di costo. Una classificazione grossolana ma applicata a tutta la spesa vale più di una tassonomia perfetta ferma sul 30% dei documenti. Si affina poi, categoria per categoria, man mano che l’analisi diventa un’abitudine.
La prima classifica da costruire è la spesa per categoria, dalla più alla meno rilevante, con il confronto rispetto all’anno precedente. È il punto di partenza per decidere su cosa vale la pena spendere tempo di negoziazione.
Una categoria servita da dieci fornitori diversi, ognuno con volumi bassi, di solito significa potere negoziale disperso. Il conteggio dei fornitori attivi per categoria, incrociato con la spesa media per fornitore, mostra dove il consolidamento ha senso e dove invece la pluralità serve a coprire un rischio di fornitura.
Succede più spesso di quanto sembri, soprattutto se gli ordini partono da sedi o reparti differenti. La verifica è il prezzo unitario medio per codice articolo, confrontato tra fornitori e tra trimestri. Le differenze che saltano fuori sono le prime da portare al tavolo della trattativa.
Gli acquisti frammentati, fatti in urgenza fuori dai contratti quadro, sfuggono al controllo perché ogni singolo documento è di importo modesto. Sommati sull’anno diventano una voce visibile. Per trovarli guarda i fornitori con molti documenti di piccolo importo e le categorie con un numero di fornitori sproporzionato rispetto alla spesa.
L’andamento mensile del prezzo medio sulle categorie principali ti dice se un aumento è un caso isolato o una tendenza. Nel secondo caso puoi anticipare l’effetto sul costo del venduto invece di scoprirlo a bilancio.
Quasi tutte le aziende che hanno provato a fare spend analysis raccontano la stessa storia. Estrazione dal gestionale, tre giorni di lavoro su un foglio di calcolo tra tabelle pivot e cerca verticali, una riunione utile, poi il file resta lì. L’anno dopo si ricomincia da capo, e nel frattempo nessuno sa dire se le azioni decise hanno prodotto un effetto.
A spegnere l’analisi è il costo di rifare l’estrazione ogni volta. È la stessa dinamica che porta molte aziende ad avere tanti dati e poche informazioni utili per decidere: le informazioni ci sono, il percorso per arrivarci è troppo lungo perché qualcuno lo ripeta ogni mese.
KyOne AI si collega ai dati del tuo gestionale e ti permette di interrogarli scrivendo in italiano, senza SQL e senza estrazioni intermedie. Sulla spesa fornitori significa poter chiedere direttamente:
La risposta arriva in tabella, con la possibilità di trasformarla in grafico e di ottenere un commento di analisi che mette in evidenza gli scostamenti principali. Se una domanda si rivela utile, la esporti in Excel o te la fai arrivare via email, senza ricostruire nulla la volta successiva. È l’approccio che permette di ottenere risposte anche quando non esiste ancora un report dedicato.
Il passo successivo è la ripetizione automatica. Le domande che vuoi rivedere ogni mese diventano un report schedulato, che si esegue da solo e ti arriva via email: la sequenza classifica categorie, primi fornitori e prezzi medi diventa il tuo cruscotto acquisti mensile, sempre aggiornato. In pratica è il percorso che porta dalla domanda al report senza passare da un progetto di sviluppo.
Per le situazioni da presidiare puoi impostare degli alert. La notifica parte solo quando la query restituisce righe, per esempio quando compare un fornitore nuovo sopra una certa soglia di spesa nel mese. Nessuna email quando va tutto come previsto.
KyOne AI legge database SQL Server, Oracle e AS400 (IBM DB2 for i), quindi nella maggior parte dei casi si appoggia al gestionale che stai già usando. Sulla riservatezza decidi tu cosa il modello può vedere: per generare la query serve solo la struttura del database (nomi di tabelle e colonne) e l’esecuzione avviene in locale, mentre per commenti e grafici i campi sensibili come le ragioni sociali dei fornitori possono essere sostituiti da alias, con la corrispondenza che resta dentro la tua infrastruttura. Dove serve un controllo ancora più stretto, si possono usare modelli open source eseguiti su una macchina aziendale.
L’analisi della spesa fornitori dà il meglio quando la colleghi ai pagamenti. Sapere quanto spendi per categoria è metà del lavoro; sapere quando quella spesa diventa un’uscita ti permette di distribuire meglio gli impegni e di negoziare le condizioni con argomenti concreti. Su questo abbiamo scritto una guida dedicata a come prevedere i problemi di cassa prima che arrivino.
Prendi gli ultimi dodici mesi di acquisti, raggruppali per categoria e ordina per importo. Guarda le prime cinque voci: lì dentro c’è la parte di lavoro che ripaga. Poi decidi la frequenza con cui rivedere quei numeri, perché una fotografia annuale mostra il risultato, mentre una lettura mensile ti lascia il tempo di intervenire.
Se vuoi vedere queste domande girare sui dati della tua azienda invece che su un esempio, richiedi una demo di KyOne AI: ti mostriamo come interrogare gli acquisti del tuo gestionale in linguaggio naturale e come trasformare le domande più utili in report e alert automatici.
