Un reso che rientra in magazzino, un lotto da rilavorare, una nota di credito emessa per chiudere una contestazione. Ognuno di questi eventi ha un costo, ma quasi nessuno finisce in una riga di bilancio con scritto sopra “qualità”. Restano sparsi tra ordini, movimenti di magazzino, documenti di vendita e segnalazioni di produzione, e il […]
Un reso che rientra in magazzino, un lotto da rilavorare, una nota di credito emessa per chiudere una contestazione. Ognuno di questi eventi ha un costo, ma quasi nessuno finisce in una riga di bilancio con scritto sopra “qualità”. Restano sparsi tra ordini, movimenti di magazzino, documenti di vendita e segnalazioni di produzione, e il totale non lo guarda nessuno.
I costi della non qualità sono esattamente quel totale: quanto ti costa rifare le cose. La parte incoraggiante è che i dati per calcolarli sono già dentro i tuoi sistemi. Serve il modo di tirarli fuori e di leggerli insieme.
Sotto questa etichetta (in inglese cost of poor quality, COPQ) rientra tutto ciò che paghi perché qualcosa non è stato fatto bene la prima volta. Si dividono in due famiglie:
Secondo le stime pubblicate dall’American Society for Quality (ASQ), in molte aziende manifatturiere i costi complessivi legati alla qualità arrivano al 15-20% del fatturato. È una forbice ampia e cambia parecchio a seconda del settore e di quali voci si decide di includere, però dà l’ordine di grandezza: sono cifre che meritano una misura vera e non una stima a memoria.
Il motivo è quasi sempre organizzativo prima che tecnico. Ogni pezzo del conto vive in un posto diverso: le note di credito nell’ERP, gli scarti e le rilavorazioni nel MES o nei rapporti di produzione, i reclami nel CRM o nella casella di posta del commerciale, i costi di trasporto extra in una fattura fornitore. Nessuno di questi sistemi è nato per sommarli.
Così il conto arriva più tardi e sotto mentite spoglie, sotto forma di margine più basso del previsto su una commessa o su un cliente. È lo stesso meccanismo per cui un’azienda può avere tantissimi dati e pochissime informazioni utili per decidere: il dato c’è, ma metterlo insieme richiede giornate di lavoro manuale che nessuno ha.
Prima di pensare a nuovi strumenti di rilevazione, guarda cosa registri già oggi. Nella maggior parte delle PMI il materiale per una prima misura è tutto lì.
Sono la traccia più leggibile. Ti servono valore, quantità, cliente, articolo e causale. La causale è la chiave: distingue un reso commerciale da un reso per difetto, e senza quella distinzione il numero dice poco.
Nei dati di produzione trovi le quantità dichiarate buone e quelle scartate, i tempi di rilavorazione e le riaperture di ordini di produzione già chiusi. Valorizzando ore e materiali ottieni il costo interno.
Se hai un registro delle non conformità, incrocialo con gli ordini per capire quali clienti, articoli o fornitori tornano più spesso. Se non ce l’hai, i reclami spesso sono ricostruibili dalle segnalazioni raccolte via email.
Una spedizione ripetuta, un trasporto urgente per recuperare un ritardo causato da un pezzo da rifare, una trasferta tecnica. Sono costi reali che raramente qualcuno attribuisce alla qualità.
Ore di tecnici, ricambi inviati gratuitamente, interventi ripetuti sullo stesso cliente. Anche qui la ripetizione è il segnale più interessante.
La formula è elementare:
Indice COPQ = (costi della non qualità del periodo / fatturato del periodo) x 100
Facciamo un esempio con numeri di comodo. Su un fatturato trimestrale di 2 milioni di euro, sommi 34.000 euro di note di credito per difetto, 41.000 euro tra materiale scartato e ore di rilavorazione, 12.000 euro di trasporti rifatti e 18.000 euro di assistenza in garanzia. Totale 105.000 euro, pari al 5,25% del fatturato. Il numero in sé conta meno della sua composizione e del suo andamento: se il trimestre successivo scende al 4,1% grazie a un intervento su un fornitore, hai la prova che quell’intervento ha funzionato.
Il consiglio pratico è partire con poche voci solide invece di rincorrere subito la misura perfetta. Un indice costruito su tre voci affidabili e ricalcolato ogni mese vale più di un modello completo che nessuno aggiorna.
Una volta deciso cosa includere, il lavoro diventa una serie di domande. Con un assistente AI collegato al gestionale puoi porle in italiano, senza scrivere una riga di SQL e senza aspettare che qualcuno prepari un report dedicato:
L’ultima è la domanda che cambia le riunioni: mette il costo in rapporto al volume e distingue una crescita fisiologica da un peggioramento reale. Il vantaggio di poter chiedere liberamente è che puoi seguire il filo mentre lo trovi, invece di fermarti alla prima risposta. È il modo di lavorare che descriviamo in come ottenere risposte immediate anche quando non esiste ancora un report.
Un’analisi fatta una volta sola ti dà una fotografia. Il valore arriva quando la stessa sequenza di domande gira da sola ogni mese e finisce sul tavolo giusto.
Con KyOne AI le domande ricorrenti si salvano come report eseguibili con un click e schedulabili, con i risultati recapitati via email a chi deve leggerli, in tabella o in grafico, ed esportabili in Excel se qualcuno vuole rimetterci le mani. Accanto ai report puoi impostare alert che ti avvisano solo quando c’è davvero qualcosa da vedere, per esempio quando il valore dei resi di un cliente supera una soglia o quando compare una non conformità sullo stesso articolo per la terza volta nel mese. Se la condizione non si verifica, non ricevi nulla, e le notifiche restano credibili.
Vale la pena chiudere il cerchio anche sul fronte finanziario: resi e rilavorazioni si traducono in incassi che slittano e in uscite non previste, quindi il tema si lega direttamente a come prevedere i problemi di cassa prima che arrivino.
Misurare i costi della non qualità raramente richiede un nuovo sistema di rilevazione. Nella maggior parte dei casi richiede di leggere insieme informazioni che stanno già in ERP, MES e documenti di vendita, e di farlo con una frequenza costante. Da lì in poi le priorità emergono da sole: scopri quale articolo, quale linea o quale fornitore pesa di più, e su quello concentri il lavoro di miglioramento.
KyOne AI si collega ai tuoi sistemi gestionali (SQL Server, Oracle, AS400 e IBM DB2 for i) e ti permette di fare queste domande in italiano, di ricevere i risultati con un commento di analisi e di trasformare le domande utili in report e alert automatici. Se vuoi vedere l’indice dei costi della non qualità calcolato sui tuoi numeri, richiedi una demo e ne parliamo con i dati alla mano.
