“Consegniamo puntuali?” è una di quelle domande che in azienda ricevono quasi sempre la stessa risposta: “sì, tranne qualche caso”. Poi arriva la telefonata di un cliente importante, e quel “qualche caso” diventa improvvisamente il tema della settimana. La buona notizia è che la puntualità delle consegne è una delle cose più facili da misurare […]
“Consegniamo puntuali?” è una di quelle domande che in azienda ricevono quasi sempre la stessa risposta: “sì, tranne qualche caso”. Poi arriva la telefonata di un cliente importante, e quel “qualche caso” diventa improvvisamente il tema della settimana.
La buona notizia è che la puntualità delle consegne è una delle cose più facili da misurare con precisione, perché i dati che servono li stai già registrando ogni giorno nel gestionale. Serve solo il modo giusto per leggerli.
L’indicatore più usato si chiama OTIF, che sta per On Time In Full: la percentuale di ordini consegnati sia nei tempi concordati sia completi nelle quantità richieste. Secondo la definizione di Mecalux, l’OTIF misura la quota di ordini evasi con successo, cioè con i prodotti e le quantità richieste e nel rispetto delle condizioni di consegna accordate con il cliente.
La formula è diretta:
OTIF % = (ordini consegnati puntuali e completi / totale consegne) x 100
Se su 100 ordini ne hai consegnati 85 nei tempi e completi, il tuo OTIF è 85%.
Qui sta il punto che fa la differenza tra un numero utile e un numero rassicurante. Un ordine arrivato in tempo ma incompleto non conta come OTIF. Un ordine completo ma in ritardo neppure. L’indicatore guarda l’intersezione delle due condizioni, quindi il risultato è sempre più severo della media dei due dati presi separatamente.
È il motivo per cui certi cruscotti mostrano percentuali brillanti mentre il commerciale continua a ricevere lamentele: se misuri solo la data di spedizione e ignori le righe evase parzialmente, stai guardando metà della fotografia. Per il cliente, invece, un ordine incompleto è un ordine che non gli permette di lavorare.
Vale la pena ricordare quanto peso abbia questo indicatore nelle filiere più esigenti: dal settembre 2020 Walmart chiede ai propri fornitori un OTIF del 98% per evitare penali (fonte: Mecalux). Non tutti lavorano con una catena della grande distribuzione, ma la direzione è chiara: per molti clienti la puntualità è ormai un criterio di selezione dei fornitori.
Per calcolare l’OTIF ti bastano quattro informazioni, tutte già presenti nel tuo ERP o nel sistema di produzione:
Con questi campi calcoli tutto: percentuale di ordini puntuali, percentuale di ordini completi, e la loro combinazione. La formula è la parte facile, il lavoro vero è tirare fuori i dati. Nella pratica significa incrociare tabelle di ordini, righe d’ordine e bolle, mese per mese, di solito passando da qualche estrazione e da un foglio di calcolo che nessuno ha voglia di rifare il mese successivo.
È esattamente il tipo di lavoro che si può togliere di mezzo. KyOne AI si collega ai dati del gestionale e traduce una domanda scritta in italiano nella query che serve, la esegue sui tuoi dati e ti restituisce la tabella pronta, con il commento di analisi e il grafico. Nessun SQL da scrivere e nessuna estrazione da preparare a mano.
La percentuale complessiva serve a sapere come stai. Per migliorare devi scendere di un livello, e lì cominciano le domande interessanti:
Le risposte tendono a puntare tutte nella stessa direzione. Nella maggior parte dei casi il ritardo si concentra su pochi codici, su una linea di produzione, su un fornitore che consegna la materia prima fuori tempo, oppure su promesse commerciali troppo ottimistiche rispetto ai tempi reali. Una volta che il dato ha un nome e un volume, l’azione da fare diventa evidente.
Poter fare queste domande quando ti vengono in mente cambia il ritmo del lavoro. Se ogni approfondimento richiede una richiesta all’IT e qualche giorno di attesa, la maggior parte delle domande non viene neanche formulata. Ne abbiamo parlato in come ottenere risposte immediate anche quando non esiste ancora un report.
Un OTIF calcolato a fine mese ti dice com’è andata. Utile, ma tardi: gli ordini in ritardo sono già in ritardo e i clienti se ne sono già accorti.
Il salto di qualità arriva quando la stessa domanda gira da sola. Con KyOne AI puoi trasformare una sequenza di analisi in un report che si esegue con un click e si può schedulare, per esempio ogni lunedì mattina, con recapito automatico via email alle persone che devono vederlo. Chi preferisce lavorare sui numeri li esporta in Excel direttamente da lì.
Accanto al report puoi impostare un alert, cioè una domanda che gira in automatico e ti avvisa solo quando trova qualcosa: ordini confermati la cui data di consegna scade entro tre giorni e che risultano ancora non spediti. Se non c’è nulla da segnalare, non ricevi nulla. Così la notifica resta un segnale a cui prestare attenzione invece di diventare rumore da ignorare.
La differenza pratica è il momento in cui vieni a sapere le cose. Un ordine che rischia di slittare e che intercetti tre giorni prima è un problema di pianificazione, quindi ancora gestibile con una telefonata o una modifica di priorità in produzione. Lo stesso ordine visto a consuntivo diventa una scusa da presentare al cliente.
La puntualità delle consegne è uno dei pochi numeri che interessa contemporaneamente a più funzioni, e per motivi diversi. Le vendite lo usano quando devono difendere un cliente o rinegoziare un contratto. La produzione e la logistica ci leggono i colli di bottiglia. La direzione lo guarda insieme a fatturato e marginalità, perché il servizio è una delle leve con cui si giustifica un prezzo.
Il problema classico è che ognuno arriva alla riunione con la propria estrazione, fatta con criteri leggermente diversi, e metà del tempo se ne va a discutere di quale numero sia quello giusto. Partire tutti dalla stessa fonte, cioè dai dati del gestionale letti con la stessa definizione, riporta la discussione su cosa fare. È lo stesso tema di cui abbiamo scritto in perché le aziende hanno tanti dati ma poche informazioni utili per decidere.
Vale anche per chi ha i dati sparsi su sistemi diversi: KyOne AI lavora su SQL Server, Oracle e AS400 / IBM DB2 for i, quindi ordini, spedizioni e produzione possono restare dove sono oggi.
Se oggi non misuri la puntualità delle consegne, il primo passo è piccolo: fissa la definizione (quale data conta come “concordata”, quale tolleranza accetti, se il parziale vale come mancato OTIF) e calcola il valore degli ultimi dodici mesi. Ti serve un punto di partenza, il cruscotto perfetto può aspettare.
Dal secondo mese in poi l’obiettivo cambia: il numero deve arrivarti senza che nessuno lo prepari, e le eccezioni devono farsi vive da sole prima della scadenza.
Vuoi vedere l’OTIF calcolato sui dati della tua azienda invece che su un esempio? Richiedi una demo di KyOne AI: ti mostriamo come fare la domanda in italiano sui tuoi ordini e come trasformarla in un report ricorrente e in un alert sulle consegne a rischio.
